1.   GENERALIDADES

GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S. es una compañía legalmente constituida, identificada con NIT 900406324 – 1 con domicilio principal en la ciudad de Barranquilla (Atlántico), ubicada en la Cra 52 No. 76 – 167, Oficina 408 Centro Empresarial Atlantic Center y teléfono 3008010300, cuyo objeto social está centrado en el desarrollo de actividades jurídicas, especialmente el de brindar asesorías jurídicas a personas naturales y jurídicas domiciliadas dentro del territorio Colombiano.

GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S. se encuentra comprometida con la protección de la información de carácter privado y confidencial que es obtenida dentro del giro ordinario de sus negocios en desarrollo de su respectivo objeto social. Es una sociedad comprometida en la custodia y correcto manejo de los datos personales de todos sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y público en general, en aras y con la finalidad de dar un estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre todo con las disposiciones de protección de Datos Personales, contenida en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 disposiciones las cuales tienen por objeto garantizar el constitucionalmente amparado derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, por parte de entidades públicas o privadas, donde la constitución política garantiza el respeto que tiene que existir en la recolección, tratamiento y circulación de los datos.

Esta información puede ser obtenida, entre otros, a través de cualquiera de los siguientes canales o medios: i) relación comercial o profesional con el respectivo Cliente, Proveedor u otros terceros; ii) relación laboral con los Empleados y Ex Empleados; iii) Aplicación a procesos de selección ; iv) Asistencia a capacitaciones, seminarios o cursos, entre otros; v) remisión de correos electrónicos solicitando información; y vi) recursos o plataformas electrónicas que utilicen Las Sociedades Deloitte en Colombia, entre otros.

La información personal que se suministra, entrega o envía a la Compañía va a ser utilizada de acuerdo con la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales y el Titular así lo acepta. Es de aclarar que no se utilizarán los datos suministrados para actividades o propósitos diferentes a los aquí previstos. En todo caso, en el evento en que dicha información personal sea utilizada para otros propósitos, su utilización deberá estar amparada en alguna de las excepciones que sobre el particular prevé la normatividad o contar con la autorización expresa del Titular, las cuales se relacionan en la Sección V, literal c de la presente Política.

El presente documento hace referencia a la seguridad de la información bajo la custodia de la compañía considerando que dicha información puede estar contenida en documentos físicos, digitales y/o digitalizados. Así las cosas, GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S. se permite presentar la Política de Tratamiento de datos en materia de protección de Datos Personales de la Compañía, en relación con la recolección, uso y transferencia de los mismos.

2.   MARCO LEGAL

1. Constitución Política, artículo 15.
2. Ley 1266 de 2008
3. Ley 1581 de 2012
4. Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo 1074 de 2015.
5. Resoluciones y Circulares Externas expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio en relación con el Registro Nacional de Bases de Datos.

3.   DEFINICIONES

Para los efectos de la presente Política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se presentan algunas definiciones para facilitar una mejor comprensión del documento:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

• Aviso de Privacidad: Se trata del documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

• Cliente: Persona natural o jurídica a la cual la compañía le presta servicios jurídicos en virtud de una relación comercial o civil  preexistente. Los datos de las personas naturales o jurídicas vinculadas a los Clientes son tratados por la compañía en virtud de la relación jurídica existente entre las partes.

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

• Empleado: Persona natural que presta servicios personales a la compañía en virtud de un contrato de trabajo.
•  
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

• Habeas Data: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

• Ley de protección de datos: Es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.

• Proveedor: Persona natural o jurídica que suministra bienes y/o servicios a la compañía en virtud de una relación comercial preexistente. Los datos de las personas naturales o jurídicas vinculadas a los Proveedores son tratados por la compañía en virtud de la relación jurídica existente entre las partes.

• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.

• Oficial de protección de datos: Es la persona dentro de GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S. que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales, bajo la orientación y lineamientos del Comité Directivo. La empresa designará el Oficial de Protección de Datos.

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

4.   PRINCIPIOS RECTORES

GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S. aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

• Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.

• Principio de libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

• Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por la compañía, estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.

• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

• Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de la compañía, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

• Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos la obligación de la compañía, será de medio.

• Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por  la compañía, será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.

• Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases o Bancos de Datos, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

5.   FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Con base a lo descrito en el objetivo de la presente Política de Tratamiento de la información personal, GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S. manifiesta que existe un tratamiento diligente, responsable y ajustado a la legalidad respecto de los datos personales recolectados y le informa a todos los miembros de sus grupos de interés que existen unas especificas finalidades que se pretenden dar a los mismos, teniendo en cuenta, la relación o el vínculo que pueda tener ese titular de la información, para con la compañía. Así mismo y sin perjuicio de dichas finalidades, La compañía  podrá dar un tratamiento a los datos personales con el propósito de fijar una vinculación contractual con la firma, realizar actividades de formación profesional o capacitación, actividades de responsabilidad social y profesional, de eventos, elaboración de material comercial e informativo y para mantener la seguridad de las instalaciones, personas y bienes.

En ese orden de ideas, se entienden como grupos de interés los CLIENTES, PROVEEDORES, CONTRATISTAS, EMPLEADOS Y EX EMPLEADOS.

5.1.     Clientes

La compañía podrá llevar a cabo el Tratamiento de la información personal acerca de sus Clientes para los propósitos de vincular y prestar los servicios profesionales por ellos contratados, de conformidad con el objeto social respectivo. Por esta razón, los contratos que se celebren con Clientes se regirán por lo dispuesto en la presente Política, o incluirán una cláusula que regule el Tratamiento de la información a la que se acceda en virtud del mismo. Los datos que sean recolectados por la compañía podrán, eventualmente, ser compartidos con terceros o autoridades que ejercen la sociedad en Colombia con la finalidad de desarrollar revisiones de calidad, llevar a cabo auditorias, actividades de supervisión o con el fin de cumplir con los estándares de calidad respecto de los servicios contratados por el Cliente.

Se realizará recopilación, almacenamiento, copia, entrega, actualización, ordenamiento, clasificación, transferencia, corrección, verificación, uso para fines estadísticos, de fidelización y retención y en general empleo y utilización de todos los datos suministrados con el propósito de desarrollar el objeto social de la Empresa y lo estipulado en los respectivos contratos y/o documentos comerciales y civiles suscritos entre las partes.

En ejercicio del principio de buena fe, La compañía asumirá que la información personal de terceros, cuyo Responsable sea el Cliente, que deba conocer alguna de las Sociedades en razón o con ocasión de la prestación de los servicios contratados por el Cliente, ha sido Tratada en apego estricto a lo dispuesto en la Ley 1581, y el Decreto 1074 de 2015 o la legislación vigente. Lo anterior incluye que los datos de las mismas han sido tratados con autorización de su Titular, y que dicha autorización faculta al Cliente para procurar el Tratamiento de los datos por parte de la sociedad. En todo caso, los datos personales de terceros cuyo Responsable sea el Cliente serán tratados en el marco del objeto de los servicios contratados por el Cliente, a efectos de dar cumplimiento a la relación comercial que la compañía haya entablado con el Cliente.

En conclusión la Compañía podrá llevar a cabo el tratamiento de la información personal de sus Clientes actuales o futuros y de aquellos Clientes con los cuales haya terminado su relación comercial, con la finalidad de enviarles información que a juicio de la compañía pueda ser de su interés; así como, entre otros, invitarlos a eventos que organice la compañía; remitir

boletines, informes sectoriales o publicaciones y en general, utilizar los datos para el desarrollo de las actividades comprendidas en el objeto social de la sociedad.

5.2.     Proveedores y Contratistas

La compañía llevará a cabo el Tratamiento de la información personal de sus Proveedores y de los Contratistas con la finalidad de cumplir con las obligaciones adquiridas en virtud de la respectiva relación.

En relación con los Proveedores y Contratistas, tales obligaciones incluyen, entre otras evaluar su desempeño; establecer, gestionar o terminar las relaciones comerciales o civiles verificar las referencias; proveer las métricas de negocio, y las demás que se establezcan en los acuerdos o contratos que se suscriban con el Proveedor o contratistas respectivo.

El Tratamiento de los datos que se recolecten en virtud de lo dispuesto en el presente acápite será llevado a cabo y estará vigente mientras se mantenga la finalidad por la cual fueron recolectados los datos respectivos.

De igual manera, la compañía podrán llevar a cabo el tratamiento de los datos personales con la finalidad de organizar, promocionar y realizar, entre otros, eventos sociales y actividades de cualquier índole y naturaleza.

Los datos también serán tratados con las siguientes finalidades:

• Pago de obligaciones contractuales,
• Reporte a entidades gubernamentales,
• Entrega de información a entidades gubernamentales o judiciales que la requieran,
• Soporte en procesos de auditoria externa e interna,
• Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato en caso de llegarse a contratar.

5.3.     Empleados

La compañía llevara a cabo el Tratamiento de información personal de sus empleados y su núcleo familiar con la finalidad de cumplir con las obligaciones que emanan de las respectivas relaciones laborales. Tales obligaciones incluyen, entre otras, pagos de nómina, otorgamiento de beneficios, evaluaciones de desempeño, mejoramiento de los programas de entrenamiento, entre otros.

De igual manera, la compañía podrá llevar a cabo el tratamiento de los datos personales de sus empleados y respectivos familiares con la finalidad de organizar, promocionar y realizar, entre otros, eventos sociales y actividades de cualquier índole y naturaleza. Así mismo, podrá utilizar para el cumplimiento de sus finalidades la utilización de mensaje de textos, correos electrónicos, o cualquier otro medio que se considere pertinente.

La información recolectada de empleados también es utilizada para realizar un proceso de análisis, evaluación y selección del personal a laborar en la compañía.

• El empleado(a), autoriza a GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S. para tratar los datos personales que se suministren en desarrollo de la relación laboral, durante todo el tiempo de permanencia en la entidad y después de terminada la relación siempre y cuando exista un deber de conservación legal o contractual por parte de GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S.
• La autorización de tratamiento de datos personales se otorga por parte del empleado dentro de lo descrito en la presente Política de Protección de Datos Personales, que es conocida y se ajusta a lo prescrito en la ley 1581 de 2012.
• De igual forma, el empleado(a) que, sin estar facultado para ello, destruya, dañe, borre, deteriore, altere o suprima datos informáticos, o un sistema de tratamiento de información o sus partes o componentes lógicos, podrá ser denunciado penalmente por el delito de daño informático. Así mismo, el empleado(a) que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, podrá ser denunciado por la conducta de violación de datos personales. Se considerará una falta grave el incumplimiento de estas Políticas de Protección de Datos personales adoptado y publicado por GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S. llegando a constituir una causal de suspensión o terminación del contrato laboral. (En todos los casos el empleado(a) podrá hacer uso de sus derechos de Habeas Data (Conocer, actualizar y rectificar su información) con excepción de lo establecido en la ley.

 

5.4.     Ex empleados

La información de los ex empleados se almacenan con fines de conservación documental y archivo información relacionada con aspectos de seguridad social, pensional y de historia laboral, durante el término establecido en la ley laboral. Este archivo tendrá como finalidad: (i) Servir como base para la expedición de los certificados laborales de que trata el Artículo 57, numeral 7° del Código Sustantivo del Trabajo, a solicitud del Exempleado o sus causahabientes; (ii) Servir de base para el otorgamiento de referencias laborales a potenciales empleadores del Exempleado, cuando éste así lo autorice al momento de su desvinculación de cualquiera de las sociedades; y/o iii) la información almacenada en este archivo podrá ser

estudiada, analizada y utilizada por la sociedad a efectos de considerar al Exempleado en los procesos de contratación de personal que lleven la compañía.

6.   PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Todos los Datos Personales que se encuentran recopilados en las Bases de Datos de GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S. derivan del ejercicio de las actividades licitas desarrolladas con motivo a los acuerdos comerciales, contractuales, laborales o de cualquier otra índole con sus usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados y/o público en general.

Para ello, la compañía utiliza unos canales de recepción de la información como lo son un sitio web, redes sociales, línea de atención telefónica o presencial, contratos comerciales, civiles y laborales, entre otros, estos son los medios a través de los cuales GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S. obtiene los Datos Personales a que hace referencia la presente Política.

Los Datos Personales recolectados por la Compañía, son almacenados electrónicamente, custodiados por personal autorizado competente por la compañía., lo cual permite la adecuada protección de la información.

7.   TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Se entiende por datos sensibles aquellos cuyo uso indebido puede afectar la intimidad del Titular o generar su discriminación, entre otra información relacionada con origen racial o étnico; orientación política; convicciones religiosas o filosóficas; pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, así como datos relativos a la salud, a la vida sexual y biométricos.

En razón de lo anterior, la compañía no solicitará datos sensibles a las personas naturales, Titulares a menos que resulte indispensable para la adecuada prestación de sus servicios o el mantenimiento de una relación laboral o contractual. Ahora bien, si el Titular considera que es necesario proveer este tipo de datos, se solicitará que los mismos sean remitidos junto con la debida autorización, y así poder permitir su Tratamiento para los propósitos legítimos del negocio y los fines que establece la presente Política.

En virtud del Decreto 1074 del 2015, se informa todos los titulares que por tratarse de datos sensibles, no se está obligado a autorizar su tratamiento.

1. Para el caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

• El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

• Excepciones a la Autorización Previa y Expresa del Titular.

Sin perjuicio de lo anterior, y de conformidad con la Ley, la compañía podrá proceder al Tratamiento de sus datos, sin que se requiera su autorización previa, cuando se trate de:

• Información requerida por una Entidad Pública o Administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
• Datos de naturaleza pública (de conformidad con la definición legal del término);
• Casos de urgencia médica o sanitaria;
• Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Salvo las excepciones anteriormente mencionadas, y dentro de los fines legítimos propios del objeto social de la compañía, en ningún caso se suministrarán, distribuirán, comercializarán, compartirán, intercambiarán con terceros y, en general, realizarán actividad alguna en la cual se vea comprometida la confidencialidad y protección de la información recolectada.

Sin embargo, los datos que sean recolectados por la compañía podrán, eventualmente, ser compartidos con otros miembros de la compañía y con terceros, para efectos de dar cumplimiento a los fines de las sociedades y en tales casos, compartirán la política y/o los terceros mantendrán

un contrato de transmisión de datos. En el evento que dicha información vaya a ser compartida con Terceros diferentes a otros miembros de la Compañía; con Terceros que no sean Clientes de la Sociedad o que no cuenten con interés directo sobre la información proporcionada, se deberá contar con una política o se adoptará la presente política ya sea para el caso de cesión, transferencia y transmisión de datos personales.

8.   TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

El Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:

• Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

9.   DERECHOS DE LOS TITULARES

• Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S. o los Encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Solicitar prueba de la Autorización otorgada a GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S., salvo que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria.

• Presentar solicitudes ante GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S. o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que se le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley.

• Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos de GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S, en cualquier momento, o cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley.

• Acceder en forma gratuita, al menos, una vez al mes a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

10.   PROCEDIMIENTO PARA CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR INFORMACIÓN O REVOCAR LA AUTORIZACIÓN

Para GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S. resulta vital proteger y mantener la confidencialidad de los Datos Personales de los Titulares. La Compañía determina que el procedimiento para conocer, actualizar, rectificar, suprimir información o revocar la autorización para el Tratamiento de Datos Personales, implica el deber del Titular de contactarse con GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S. a través de los medios dispuestos para ello, a saber:

• Efectuando solicitud telefónica a través de las líneas de atención al cliente dispuestas para ello de acuerdo con lo establecido en la presente Política;
• Remitiendo solicitud por escrito escaneada al correo electrónico dispuesto por la Compañía, la cual deberá ser acompañada de una copia del documento de identidad del Titular o,
• Remitiendo solicitud por escrito al domicilio social de la Compañía, la cual deberá ser acompañada de una copia del documento de identidad del Titular.
• Los Titulares de los Datos Personales, podrán en todo momento, solicitar a GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S. la supresión de sus datos y/o revocar la autorización, mediante la presentación de un reclamo de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Resulta indispensable advertir que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, no procederá cuando Titular tenga un deber legal o contractual con GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S.

De conformidad con el art. 20 del Decreto 1377 de 2013, el ejercicio de los Derechos antes mencionados podrán ser ejercidos por:

• Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
• Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Por estipulación a favor de otro o para otro.
• Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

1. AUTORIZACIONES

El Tratamiento de Datos Personales realizados por GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de dichos datos. GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S. en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

En el caso del sitio web la autorización se entiende otorgada a favor de GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S. desde el primer uso de la página Web. En cualquier caso la autorización debe ser dada por el Titular y en ésta se debe poder verificar que éste conoce y acepta que GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S.  recogerá y utilizará la información para los fines que para el efecto se le dé a conocer de manera previa al otorgamiento de la autorización.

En virtud de lo anterior, la autorización solicitada deberá incluir:

• Responsable del Tratamiento y qué datos se recopilan;
• La finalidad del tratamiento de los datos;
• Los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados por el titular y,
• Sí se recopilan Datos Sensibles.
• Adicionalmente se le informará al Titular (i) que no se encuentra obligado a autorizar el tratamiento, y (ii) que es facultativo entregar este tipo de información.

• CONSULTAS

Los titulares, sus representantes debidamente autorizados o causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, por GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S. garantiza el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales por GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S. garantiza:

Utilizar los servicios de atención al cliente que tiene en operación. En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de (20) veinte días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los (10) diez días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo

• RECLAMOS

Los titulares, los representantes debidamente autorizados o causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización, o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, canalizándola y remitiéndola a través de la dependencia designada que ejercerá la función de protección de datos personales al interior de GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S.

El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en elartículo15 de la Ley 1581 de 2012 y en el decreto 1074 de 2015, y demás normas que los modifiquen o adicionen.

En caso de que por GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S. no sea competente para resolver el reclamo presentado ante la misma, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de cinco (5) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Si el reclamo resulta incompleto, se solicitará al interesado o el representante, que en un término de cinco (5) días siguientes complemente la información faltante. Si transcurren dos (2) meses sin que se complete la solicitud, se entiende que se ha desistido de la solicitud que estaba realizando.

Una vez recibido el reclamo, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud, GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S. incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “Reclamo en trámite” y los motivos del mismo. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados desde la recepción de la solicitud conforme al artículo 15 de la ley 1581 de 2012. En caso de no ser posible dar respuesta en el tiempo indicado, por GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S.  informará al interesado especificando los motivos y la fecha en que se le dará respuesta, que en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11.   ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El titular o sus causahabientes interesados en remitir su consulta, solicitud o reclamo pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:

• Para las solicitudes de CONSULTA de datos personales pueden comunicarse a las líneas de atención al cliente habilitadas en Barranquilla Teléfono 3008010300, y mediante radicación escrita domicilio de la sociedad Cra 52 No. 76 – 167, Oficina 408 Centro Empresarial Atlantic Center, así como en el correo electrónico; asesorias@gonzalezlawyersgroup.com y nuestra página web: http://www.gonzalezlawyersgroup.com
• El titular que considere que la información contenida en la base de datos de GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S. debe ser objeto de CORRECCIÓN, ACTUALIZACIÓN, SUPRESIÓN o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012, puede remitir solicitud mediante radicación escrita en la dirección antes detallada, el cual deberá contener:
• Nombre del Titular y/o su representante y/o Causahabientes;
• Copia del Documento de identidad del Titular y/o su representante y/o Causahabientes;
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo;
• Dirección Física, electrónica y teléfono de contacto del Titular y/o su representante y/o sus causahabientes;
• Documentos que se quieran hacer valer.
• Firma y número de identificación.

 

12.   INFORMACIÓN Y MECANISMOS DISPUESTOS POR GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

• Razón social: GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S.
• NIT: 900406324 – 1
• Domicilio: Barranquilla –Atlántico
• Dirección: Cra 52 No. 76 – 167, Oficina 408 Centro Empresarial Atlantic Center
• Teléfonos: 3008010300
• Correo electrónico: asesorias@gonzalezlawyersgroup.com

13.   ÁREA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El Área de Gerencia de GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S. será el área encargada de recibir las peticiones, quejas o reclamos de los Titulares de los Datos Personales.

Esta área se encargará de realizar el manejo interno que sea necesario a efectos de garantizar una respuesta clara, eficiente y oportuna al Titular del Dato.

14.   DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S. como Responsable (que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de datos), cumplirá con los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.

GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S., tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

15.   DEBERES DE GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S. CUANDO ACTUE COMO ENCARGADO

En el evento en el cual GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S. actúe en calidad de ENCARGADO al realizar algún tratamiento por cuenta y a nombre de un responsable, dará cumplimiento a los deberes establecidos en la ley 1581 de 2012, normas reglamentarias, jurisprudencia aplicable, en todo caso garantizará la protección del derecho fundamental de protección de datos personales de los titulares.

16.   MEDIDAS DE SEGURIDAD

La compañía declara que posee una infraestructura tecnológica que protege de manera razonable la información personal recolectada, limitando el acceso a terceros en la medida de lo posible. Sin embargo, La Sociedad realizará esfuerzos continuados para mejorar los estándares de seguridad que protegen la información personal recolectada.

No obstante, la compañía, se exonera de responsabilidad por manipulaciones ilícitas de terceros, fallas técnicas o tecnológicas, que se encuentren por fuera de su control como de cualquier situación que no le fuera imputable.

17.   TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

En caso que se envíen o transfieran datos a otro país siempre deberá contarse con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley diga lo contrario, es presupuesto necesario la existencia de dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales.

Dicha transferencia de los datos personales se realiza únicamente a terceros con quien por GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S., tenga vínculo contractual, comercial y/o legal. En general para la transferencia de datos personales a terceros países se regirá por las siguientes condiciones:

• La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realizará cuando exista autorización correspondiente del titular y previa autorización de la Delegatura de Datos Personales de la SIC.
• Se considera una transferencia internacional cualquier tratamiento que suponga una transmisión de datos fuera del territorio colombiano, tanto si se realiza una cesión de datos, como si tuviera por objeto la prestación de un servicio al responsable fuera de Colombia.
• Se debe obtener la autorización previa del Delegado de Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando se tenga previsto realizar transferencias internacionales de datos a países que no proporcionan un cierto nivel de protección. Esta autorización sólo podrá ser otorgada si se obtienen garantías adecuadas, como los contratos basados en las cláusulas tipo aprobadas por la SIC, o las Reglas Corporativas Vinculantes.
• La transferencia internacional de datos se podrá realizar mediante solicitud de GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S., estableciendo la finalidad, los colectivos de interesados o titulares de la información de carácter personal, los datos objeto de transferencia y la documentación que incorpore las garantías exigibles para la obtención de la autorización; en la que conste una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas, tanto GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S. como Responsable o por el Encargado de los datos en su lugar de destino.

18.   TRANSMISION DE LA INFORMACION

De conformidad con lo previsto por Decreto 1074 2015 y en atención a las políticas y procedimientos internos de la sociedad, se podrá llevar a cabo la transmisión nacional e internacional de datos personales. La compañía, como responsable del tratamiento de los datos personales, impartirán instrucciones sobre el alcance de las actividades que el Encargado realizará por cuenta de la  compañía para el tratamiento de datos personales. De la misma manera, el tratamiento llevado a cabo por parte del Encargado cumplirá con las disposiciones de la presente Política de Privacidad. El Encargado del tratamiento de los datos personales se encargará de salvaguardar las bases de datos y de la misma manera, guardar la confidencialidad de los mismos.

19.   SANCIONES

El incumplimiento de la presente política podrá generar sanciones o consecuencias a las diferentes partes que no acaten lo aquí establecido, conforme con lo que se determine por parte del Oficial de Cumplimiento.

20.   MODIFICACIÓN DE LA POLITICA

GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S. se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, la presente “Política de Tratamiento de Datos Personales”. Los cambios efectuados serán publicados y no entrarán a regir sino luego de la publicación de los mismos. El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el titular del dato después de la notificación de los cambios efectuados a la “Política de Tratamiento de Datos Personales” constituyen la aceptación de los mismos.

En todo caso, los cambios que se realicen a la presente “Política Tratamiento De Datos Personales” se harán en estricto cumplimiento y respeto de lo establecido en la normatividad colombiana que regula la materia. Por esta razón, se invita a que se revise de manera periódica la presente Política, con el objetivo de mantenerse informado respecto de los mecanismos de protección implementados por la compañía para la protección de la información personal.

21.   COOKIES

Al ingresar al sitio web de la Empresa, nuestro servidor adiciona un archivo de texto pequeño («cookie») al disco duro de su computador. Esa «cookie» es única para cada Usuario y, simplemente, señala si ya ha estado en nuestro sitio. Es importante resaltar que las «cookies» son seguras, puesto que no pueden ser ejecutadas como programas y no se pueden utilizar para enviar algún tipo de virus.

Nuestras “cookies” son usadas para:

• Identificar cada computador.
• Elaborar estadísticas anónimas de hábitos de uso de la web, por parte de nuestros visitantes.

La información confidencial suministrada no será recopilada ni utilizada para objetivos diferentes de los establecidos en esta Política de Privacidad ni a los permitidos por la ley.

Es adecuado aclarar que algunos navegadores tienen configuraciones para aceptar “cookies”. El Usuario está en plena libertad de configurar el navegador para rechazarlas, aunque, si las “cookies” se encuentran inhabilitadas, puede ocurrir que algunas características de los servicios no se desempeñen en forma adecuada.

22.   VIGENCIA

La política rige a partir del 07 de abril de 2020 y se encontrara a disposición de los titulares por medio de la página web: www.gonzalezlawyersgroup.com

Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales, se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación a la compañía y durante el ejercicio del objeto social de la compañía o durante el período en el que subsista la finalidad para la cual fueron recopilados, más el término que establezca la ley

Las autorizaciones de los titulares podrán terminar por voluntad de los mismos en cualquier momento. Si la persona es un cliente activo de por GONZALEZ LAWYERS GROUP S.A.S. no se podrán usar sus datos para objetivo diferente a la prestación del producto o servicio y para el ofrecimiento de renovaciones posteriores cuando el servicio tenga esta modalidad.

Cuando los términos de las políticas de privacidad de cualquier de los servicios o productos contratados por un titular, cambien en lo esencial, por regla general, en los servicios que tengan la opción de renovación se obtendrá en esta la nueva autorización. Para los demás casos, se obtendrá la autorización en la forma establecida para cada política o aviso de privacidad o a través del medio usual de contacto entre la empresa y los titulares.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través del sitio web www.gonzalezlawyersgroup.com

Para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de avisos abiertos en el sitio web o en la sede de la empresa.

Las comunicaciones se enviarán como mínimo, cinco (5) días antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma.Cra 52 No. 76 – 167, Oficina 408 Centro Empresarial Atlantic Center