La Asamblea de Accionistas o Junta de Socios, es el órgano encargado de la conducción de la vida social de la compañía, y a través de él los asociados expresan de manera colectiva la voluntad de deliberar y decidir respecto de los asuntos comprendidos en el objeto social, de acuerdo a las facultades que les confiere la ley y los estatutos sociales.
De modo que uno de los principales deberes legales de los máximos órganos sociales, es reunirse una vez al año en las fechas señaladas estatuariamente, con el fin de evaluar la situación de la compañía, considerar las cuentas y balances del último de ejercicio, determinar las directrices económicas de la compañía, y resolver sobre la distribución de utilidades, entre otros.
Uno de los aspectos más relevantes que pasan por alto las sociedades, y en especial las Mipymes, es que dentro del mes siguiente a la aprobación de los estados financieros deben darle publicidad mediante el depósito de una copia en la Cámara de Comercio de la ciudad en la que se encuentre el domicilio social, tal como lo dispone el artículo 41 de la Ley 222 de 1995.
De ahí que al no celebrarse la reunión ordinaria, sea porque el representante legal y/o el revisor fiscal no convocó, o porque los accionistas o socios no se reunieron por derecho propio el primer día hábil de abril, se genera una responsabilidad en cabeza de los administradores y del revisor fiscal, puesto que son los llamados a responder por los perjuicios que causen a la sociedad, a los socios o a terceros por la no preparación o difusión de los estados financieros. Articulo 42 Ley 222 de 1995.
Entonces, sí no ha aprobado los estados financieros, se recomienda proceder a celebrar la reunión ordinaria del 2022, según corresponda y promueva la convocatoria, la cual puede ser una reunión presencial, no presencial o mixta, y así evita problemas del orden civil, económico y disciplinario con las entidades regulatorias.
Agregando a lo anterior, con la expedición de la Ley 2069 de 2020 (Ley de Emprendimiento), se dispuso en su artículo 4, la derogatoria de la causal de disolución cuando las perdidas de la sociedad disminuyeran el valor del patrimonio por debajo del cincuenta por ciento (50%) de su capital y en su lugar la Ley 2069, creo el principio de la hipótesis del negocio en marcha.
El principio de la H.N.M., lo podemos definir como aquella evaluación que le permite a la organización económica conocer la capacidad que tiene de continuar su operación comercial, teniendo en cuenta factores legales, operacionales y financieros para mantener y proyectar sus operaciones al menos doce (12) meses a partir del cierre del ejercicio, sin necesidad de ser liquidada o cesar sus operaciones.
Vale decir que la SuperSociedades, mediante oficio 220-102326 del 02/08/2021, estableció una lista no taxativa para evaluar los factores legales, operacionales y financieros, dentro de los cuales podemos destacar y sin limitarse a ellos, los siguientes:
- Flujos de efectivo negativos para cumplir compromisos financieros, laborales, operativos, contractuales próximos a vencer.
- Dificultad para acceder a préstamos bancarios en el corto plazo.
- Renegociación o reestructuración de créditos.
- Incumplimiento de pago a los acreedores.
- Imposibilidad de acordar plazos para el pago de acreencias.
- Escasez de suministros esenciales para la operación.
- Pérdida de clientes claves.
- Desabastecimiento en la cadena de producción, entre otros.
En suma, si el resultado de la evaluación se encuentra que la empresa está en situación de incumplimiento frente al principio de la hipótesis del negocio en marcha, el administrador o administradores están en la obligación de convocar de forma inmediata a reunión de asamblea general de accionistas o Junta de socios, según corresponda de conformidad con la tipología societaria, con el objetivo de socializar la información debidamente soportada para que estos tomen las decisiones pertinentes, de darle continuidad o no al negocio, es decir, la disolución y liquidación de la sociedad.
Finalmente, se recomienda a los administradores sociales no omitir la convocatoria del máximo órgano social, dado que se exponen a responder solidariamente por los perjuicios que causen a los asociados o a terceros que hagan parte del grupo de interés de la empresa, por el incumplimiento de este deber legal, puesto que su conducta impide que se tomen medidas oportunamente como suspender nuevas operaciones para evitar permanecer en la causal y disminuir el impacto de los deteriores patrimoniales.
